LA LISTA DE INVITADOS, LA IMPORTANCIA DE SABER CUáNTOS INVITADOS VIENEN A TU BODA.

¿POR QUé es importante tener la lista de invitados antes de empezar?

Una de las cosas que recomendamos antes de empezar es tener claro el número de invitados que vas a tener. A veces parece que esto lo preguntamos a lo loco, pero es muy importante y os vamos a explicar por qué.

1. Saber el número de invitados ayuda para tomar muchas decisiones

Cuando empiezas con la organización, es importante tener claro si vais a querer una boda pequeña, muy pequeña(íntima), grande, muy grande… y eso va a hacer que cambien muchos factores.
Por ejemplo:

• A la hora de buscar Lugar de celebración, hay un aforo que cumplir. Si vuestra boda es para 25 invitados, no os enseñaré los mismos lugares que si vuestra boda es para 250, logicamente. No hay espacios “para bodas”, hay espacios que se adaptan a vuestras necesidades (y otros que no). No os pongáis a mirar sin saber este detalle.

• También por ejemplo un detalle importante cuando hagáis la visita al espacio sería ver si los baños que hay serían suficientes para el número de invitados que lleváis. O la zona techada, o la sombra natural…

• Cuando empecéis a pedir información al Catering, ellos también os van a preguntar para poder enviaros el dossier con los precios adaptados al número de comensales. Si tenéis un dossier general, posiblemente el número de comensales sea determinante para el precio final.

• Presupuesto, es otro punto que cambiará bastante según el número de invitados. Los centros de mesa, mobiliario, buses, papelería, regalos... son partidas que van a variar según el número de invitados.

Foto Ernesto Villalba(boda María y Pablo)

2. ¿cómo hago la lista?

Una cosa es “hacer una lista” (que por hacer se puede hacer en cualquier sitio escribiendo uno a uno el nombre de los invitados, incluso en una servilleta!). Y otra muy diferente es hacer una lista que os sirva de ahora en adelante.

Para esto ultimo os recomiendo una tabla excel. En varios momentos de la boda vais a tener que compartir ese listado, mejor tenerlo cómodo.

Así podéis poner varias columnas al lado del nombre y recopilar información que ahora tendréis tiempo de escribir pero que más cerca de la boda os van a dar mucha pista para llevar el control de todo (ya seáis vosotros, o tengáis a alguien al mando). Cuanto más info haya en esta tabla, mejor! Eso sí, clara y concisa.

Foto: Ernesto Villalba (boda María & Pablo)

3. ¿Qué información debe recoger este listado?

Queremos saber por ejemplo. quién viene, quién necesita invitación para poder empezar, pero cuando lleguemos al último mes. tendremos que trasladar esta información:

• Al catering: necesitar saber el número total de adultos, de niños y de staff que lleváis en la boda (hablaré más adelante del staff y su menú). También qué tipo de menú toamarán, infantil, adulto o staff. O si tienen alguna alergia o intolerancia para poder adaptarles el menú. El catering también necesitará saber la organización de las mesas, así que esto debería estar también en el listado.

• Papelería/Imprenta/Diseñador: necesitará la relación de invitados para poder hacer el seating plan y para poder hacer marcasitios en caso de que los queráis.

• Empresa responsable del bus: necesitará saber cuántas personas suben en cada parada, para deciros cuántos autobuses son necesarios.

En resumen

Una lista de invitados bien planteada:

• ayuda a recopilar información

• pero también facilita a los proveedores

• y también ayuda a que la pareja esté organizada.

Decidme. os ha servido? Hacéis vuestra lista en excel o en papel?

Foto: Ivo Sousa (boda de Alex & John)