Conocer realmente un espacio de celebración es todo un reto, todos parecen maravillosos, hasta que los contratas y te das cuenta de que cada uno de ellos tiene sus propias normas que pueden dificultar MUCHO la organización y coordinación de tu boda. ¿Cómo elegir tu lugar de celebración? Te dejamos unos consejos.

1. Catering exclusivo

Muchos espacios te ofrecen un solo catering en exclusividad. No tiene por qué ser malo si ese catering tiene buena reputación y tus gustos y presupuesto encajan. Esta debe ser una de las primeras preguntas que debes hacer cuando contactes con el lugar de celebración. Y recuerda que cualquier restricción siempre va en contra de la pareja.

2. Catering restringido

Otros espacios restringen la entrada a ciertos caterings. La mayoría de veces lo hacen porque han tenido experiencias desastrosas con esas empresas, así que escúchales y pide explicaciones.

Foto: Miguel Márquez. Boda Antonia & Fritz

3. Profesionales “de la casa”

Algunos espacios de celebración cuentan con sus propios profesionales, como decoradores o Djs (y no necesariamente incluido en el precio…) Suena bien, aunque te puede generar muchos problemas ya que no trabajarán para ti, sino para el lugar de celebración. Por ejemplo, el Dj hará sonar su música al volumen que indique “su jefe” y la empresa de decoración trabajará bajo el estilo o los horarios que marque el espacio de celebración. Puede que te ofrezcan “personalizar” esos servicios, por ejemplo, hablar con la floristería para elegir una decoración personalizada. En ese caso, te recomendamos hablar con la floristería antes de contratar el espacio de celebración para evitar posteriores sorpresas, como un presupuesto que no cuadra o una decoración que no te gusta.

Pero digo yo… ¿no es más fácil poder trabajar con quien quieras? Consejo: acepta recomendaciones, evita las restricciones.

4. “¡Te regalamos el Wedding Planner!”

Nunca… y cuando digo nunca, quiero decir NUNCA!!! aceptes un servicio de wedding planner ofrecido por un espacio de celebración o un catering. La razón es obvia: nada es gratis, siempre hay un precio a pagar. Ser wedding planner implica dedicar infinidad de horas a escuchar a la pareja y hacer lo posible por satisfacer vuestros deseos. ¿De verdad piensas que te lo van a regalar? Te lo ofrecen porque:

Es una estrategia de marketing, solo quieren cazarte.
No van a contratar a ninguna wedding planner para atenderte, solo van a dar más trabajo al comercial que os atienda.
Te ofrecerán a los profesionales que menos problemas les generan a ellos, no el que tú necesitas o el más profesional.

En resumen, no aceptes al lugar de celebración o catering “orquesta” que te lo ofrece todo, contrata solo a profesionales que sepan hacer su trabajo y dediquen el 100% de su tiempo a ello.

5. Poca flexibilidad de horarios

Un espacio de celebración no trabaja en exclusiva para ti, pueden tener contratada una celebración antes o después de la vuestra. Esto puede condicionar muchos de los servicios que contratéis (una carpa, un photocall o la decoración), ya que tendrán mucho menos tiempo para hacer sus montajes y ello terminará repercutiendo en vuestro presupuesto.

6. Comodidad

Algunos espacios son de ensueño para parejas en invitados, pero recuerda que el día de tu boda habrá decenas de profesionales trabajando para que todo salga bien: camareros, cocineros, decoradores, montadores… No todos los lugares de celebración cuentan con un buen espacio para la cocina, accesos rápidos para hacer llegar el plato a tu mesa o acceso para poder realizar los montajes de decoración o carpas con facilidad. Si quieres que vuestra boda salga bien, tu lugar de celebración debe ser cómodo para los invitados, pero también para los trabajadores y trabajadoras.

Foto: Fabian Wester. Boda Candela & Michael.

7. Instalación

Un espacio no solo debe tener encanto, también debe estar preparado a nivel técnico para celebrar un evento. Es muy común encontrar en bodegas o fincas, viejas instalaciones eléctricas que no soportan la carga de un equipo que exige más de la cuenta, como hornos o equipos de iluminación y sonido. Algo tan sencillo como no tener suficientes enchufes puede provocar que tu banquete de ensueño, esté regado de cables.

8. Comercial o representante

Cuando te casas, estás ante el día más importante de tu vida. Cuando eres comercial de una finca, una pareja es un número más. No esperes tratos favorables, lo único que importa al comercial del espacio es que tu boda pase rápido y sin complicaciones. Si quieres que tu día sea especial, no esperes ilusión y ayuda por parte de lugar de celebración, su trabajo no es apoyarte, es ganar dinero alquilando el espacio. Contrata a una wedding planner, su único trabajo es satisfacerte a ti y a tu pareja.

9. Personal de mantenimiento

No todos los espacios cuentan con una persona responsable durante el día de la boda, alguien capaz de actuar ante un apagón o cualquier otro problema. Tu espacio de celebración debe contar con personal de mantenimiento, y esa persona debe estar desde que comienza el montaje del evento hasta que acaba. Por ejemplo, si se instala una carpa en un jardín, la persona de mantenimiento debe estar y avisar de dónde hay riego automático para no destrozarlo. Si se va la luz durante el evento, debe haber una persona que conozca el cuadro eléctrico. Si se atasca el baño, debe haber alguien que lo desatasque. Pregunta siempre por el personal de mantenimiento!

10. Volumen y conciertos

Si quieres montar un buen sarao que incluye un gran equipo de sonido o un concierto, debes preguntar al lugar de celebración. En muchos ni siquiera cuentan con licencia para montar una discoteca, así que, si te ofrecen la posibilidad de dar un concierto, asegúrate de que lo incluyan en el contrato.

Otros te dirán que no pueden generar tal cantidad de decibelios. En ese caso, te recomendamos que busques otro espacio o que te olvides del concierto.

Para esta boda, buscamos un espacio con licencia e instalaciones para montar una super fiesta!

11. Pide un contrato

Esto es básico. Gestionar un lugar de celebración es muy complejo, todas las temporadas les ocurre algo que no les ocurrió la anterior. ¿Cómo lo solucionan? De repente te imponen una condición nueva que no existía en el momento de contratación. La solución es sencilla: no pagues ni un céntimo antes de leer y firmar un contrato. Y si algo no está en el contrato, no lo aceptes. Un contrato es tu garantía, es tu biblia en cuanto a tu relación con el proveedor. Léelo, fírmalo y tenlo a mano.

12. Pide factura

No lo vamos a negar, hay mucha gente que no quiere factura para ahorrarse un pellizco. Nosotros nunca lo recomendamos por varias razones:

Primero, es ilegal, tan sencillo como eso.
Si se produce una inspección en la boda, ¿quieres que os echen de allí?
Si los vecinos llaman a la policía por el ruido, ¿te quedas sin fiesta?
Extiéndelo a otros proveedores: si alguien se intoxica con la comida, ¿cómo reclamas al catering?
En definitiva, si te enfrentas a un problema, ¿qué haces sin factura y sin contrato?

Si quieres economizar tu boda, no seas ansia, contrata un puesto de comida menos, olvídate del grupo del aperitivo o cancela el toro mecánico. Vive el mejor día de tu vida con la mayor tranquilidad posible y aceptando hasta dónde puedes llegar con el presupuesto. Tu wedding planner te ayudará a cuadrarlo.

13. La moda del canon

En las últimas temporadas, algunos lugares de celebración están comenzando a imponer un canon a los caterings para poder trabajar allí. Están en todo su derecho de gestionar su negocio como quieran, pero en Oheme te recomendamos: no aceptes ese canon. La razón es muy sencilla: lo terminarás pagando tú. Un catering hace sus cuentas sin contar con ese canon, si de repente aparece, lo repercutirán en el precio de vuestro menú. Si te van a imponer un canon, deben informarte previamente en el contrato.

¿Y por qué cobran un canon? La excusa que te pondrán es que “mantener el sitio es muy caro”, la realidad es que es dinero fácil para ellos. Si quieren ingresar más, no deben ocultarlo tras un canon que cobren al catering, deben cobrártelo a ti directamente en sus honorarios. ¿Por qué? Porque la única forma de reclamar a un lugar de celebración es con una factura que refleje todo lo que les has pagado. Si parte de sus honorarios fueron pagados por el catering en forma de canon, ¿cómo reclamas esa parte? No aceptes un canon, es una estafa.

14. No hagas caso a tu amiga

Todas tenemos a una amiga que se casó y que su boda fue estupenda, la mejor, maravillosa, única! Todos los invitados le dijeron que fue la mejor en la que han estado! Lo que ella no sabe es que los autobuses llegaron tarde a la Iglesia, que dejaron a los invitados a 5 minutos andando de la finca, que se sentaron a almorzar a las 17.00 o que la comida llegaba fría a las últimas mesas. Y sobre todo… los invitados son muy educados 😂, nunca hablarán mal de tu boda.

No hagas caso a tu amiga a la hora de elegir un espacio de celebración o proveedores para tu boda. En Oheme llevamos desde 2012 organizando bodas, conocemos todos los espacios habidos y por haber, sabemos a qué comercial llamar, el teléfono de la persona de mantenimiento o cualquier requisito que exige un espacio… y sobre todo, nuestro trabajo es satisfaceros a vosotros o vosotras! Antes de ofreceros lugares de celebración, nos entrevistamos con la pareja, entendemos vuestra idea de boda y os creamos un presupuesto para que todo cuadre. Una vez tenemos toda esta información, os ofrecemos espacios que os cuadren al máximo, sin necesidad de que perdáis horas delante de un ordenador buscando a ciegas entre cientos de lugares de celebración que pueden aparentar ser una buena opción, pero originaros quebraderos de cabeza más adelante. Ponemos nuestra experiencia a vuestra disposición!

15. el lugar perfecto no existe

No busques un unicornio, el lugar perfecto no existe, no vas a encontrar el espacio que cumple con todos los requisitos que aquí te proponemos. El amor es el mayor acto de aceptación que existe, las parejas nos aceptamos con todos nuestros defectos y nos centramos en nuestras virtudes. Enamórate de tu sitio de celebración de la misma forma que de tu pareja: enamórate de él, disfruta de sus virtudes y acepta los defectos.

Y recuerda, seguro que los consejos que te dejamos te pueden echar una mano, pero la mejor alternativa sin duda es contratar a una organizadora de bodas con experiencia. Y si eliges a otros wedding planners, que no te tiemble el pulso a la hora de exigirle que cumpla con todos nuestros consejos!

Muchas suerte, ánimo, paciencia y energía con la organización de tu boda! Te va a hacer falta!

15 Consejos para encontrar El lugar de celebración perfecto para tu boda